MODUŁ UMOWY I FAKTURY VAT
…jest uzupełnieniem systemu Księgowości Budżetowej. Po zainstalowaniu na komputerach poszczególnych wydziałów urzędu, pozwala na szybkie rejestrowanie i zaangażowanie umów oraz faktur zakupu właściwych dla każdego wydziału, co znacznie przyspiesza obieg dokumentów oraz pracę wydziału finansowego. Wydziały merytoryczne mogą śledzić na bieżąco realizację swoich umów od strony finansowej oraz wykonanie planu, zaś wydział księgowości znacznie szybciej otrzymuje informacje księgowe niezbędne do sprawozdawczości i kontroli. Na podstawie danych  prowadzonych w wydziałach merytorycznych tworzone są automatyczne dokumenty księgowe według wcześniej zdefiniowanych schematów. Po podpisaniu umowy wydział merytoryczny może natychmiast powiadomić o tym fakcie wydział finansowy rejestrując umowę oraz automatycznie zaangażować ją na koncie 998. Zarejestrowanie faktury w każdym z wydziałów powoduje natychmiastowe  poinformowanie o tym fakcie księgowość oraz automatyczne wygenerowanie dokumentu księgującego faktury zakupów na kontach kosztów, a w przypadku faktur wydatków bieżących – również na koncie zaangażowania. Wygenerowane dokumenty podlegają weryfikacji przez osobę odpowiedzialną w dziale księgowości.

KONTROLA ZAMÓWIEŃ PUBLICZNYCH

Funkcjonalność oprogramowania pozwala na tworzenie planu zamówień, obsługę zamówień i wydatków, tworzenie własnego słownika rodzajowego oraz kontrolę momentu przekroczenia  ustawowych progów zamówień publicznych – 30 tys. euro. Wprowadzanie danych odbywa się z wykorzystaniem:

• słowników kategorii, trybów i przedmiotów zamówień,
• słownika kodów CPV lub kategorii CPV (szybkie znajdowanie kodów przy użyciu intuicyjnej wyszukiwarki),
• słowników rodzajów i trybów według sprawozdania rocznego.

Dzięki pełnej kontroli wprowadzanych danych zamawiający nie naruszy dyscypliny finansów publicznych. Program na bieżąco sumuje zamówienia i ostrzega przed popełnieniem błędu. Dołączanie informacji o zamówieniach publicznych do dokumentów księgowych angażujących umowy lub dekretujących faktury w celu sporządzania zestawień do sporządzania sprawozdań o zamówieniach publicznych. Informacje te mogą być podawane na poziomie dokumentów księgowych lub wniosków o wydatkowanie środków. Dzięki temu wydział zamówień publicznych ma dostęp w czasie rzeczywistym do kompletnej informacji o realizacji wykonania zamówień.

KONTROLA PRZEKROCZENIA PLANU I WYDATKÓW

Wprowadzane dokumenty są na bieżąco porównywane do wysokości planu w danym paragrafie i/lub zadaniu. Dokument przekraczający kwotę planu jest blokowany przez aplikację, co pozwala na pełną kontrolę wykonania wydatków.

SPRAWOZDANIA I RAPORTY

Program umożliwia tworzenie raportów z udzielonych zamówień wg wielu wybranych kryteriów. Aplikacja pozwala wygenerować sprawozdanie z zamówień do 30 tys. euro.

PODSTAWOWE FUNKCJE PROGRAMU

Zamówienia publiczne:

• prowadzenie planu zamówień publicznych wg poszczególnych kategorii i kodów CPV
• rejestr zamówień publicznych według wybranych parametrów
• kontrola zamówień publicznych wg poszczególnych kategorii i kodów CPV
• generowanie zestawień wg wybranych parametrów
• generowanie danych do sprawozdania z zamówień publicznych do 30 tys. euro

Powiązanie z programem Księgowość Budżetowa:

• sporządzanie planu zamówień
• ewidencja wniosków o wydatkowanie środków z możliwością powiązania z planem zamówień
• automatyczne księgowanie zaangażowania budżetu – generowanie dekretów księgowych do programu Budżet wynikających z umów oraz faktur
• automatyczne księgowanie kosztów – generowanie dekretów księgowych do programu Budżet wynikających z faktur i innych dokumentów rozliczeniowych
• wydatki strukturalne wprowadzane przy fakturze dekretowane automatycznie na koncie 975
• akceptacja dokumentów przez wydział budżetowy

Korzyści dla wydziału merytorycznego:

• podgląd planu budżetowego oraz wykonania niezależnie dla każdego wydziału
• rejestr umów – ewidencja umów zawieranych przez poszczególne wydziały urzędu
• rejestr faktur – ewidencja faktur i innych dokumentów (np. rachunków) dotyczących danego wydziału
• podgląd płatności za faktury i rachunki
• ewidencja wydatków strukturalnych

ROZLICZANIE ZALICZEK

Funkcja służy do rozliczania zaliczek ewidencjonowanych na koncie 234 z analityką kontrahenta. Możliwe jest drukowanie rozliczeń zaliczek i kontrola ich wydatkowania. Dzięki temu mamy bieżący podgląd środków finansowych w obrocie. Pracownik może rozliczać swoje zaliczki przez program UmowyFV, o czym wydział finansowo-księgowy jest informowany na bieżąco.
Dostępne są dwa sposoby rozliczania:

• Rozliczenie, a następnie zwrot kosztów zaliczkobiorcy
• Wcześniejsza wypłata zaliczki i późniejsze jej rozliczenie