viDOK zapewnia komunikację pomiędzy naszymi programami a systemem obiegu dokumentów i ePUAP. Pełni również funkcję repozytorium dokumentów dla poszczególnych programów. Komunikacja naszego oprogramowania z podatnikami odbywa się przez ten moduł, który z kolei poprzez system obiegu dokumentów przesyła odpowiednie informacje na konto właściwej osoby na platformie ePUAP. Należy podkreślić, że do przesyłania dokumentów wymagane będzie posiadanie przez interesanta konta na ePUAP – to właśnie ta platforma będzie wykorzystywana do komunikacji elektronicznej.

FUNKCJONALNOŚĆ NOWEGO MODUŁU

• Przesyłanie PIT i VAT-7 do urzędów skarbowych
• Przesyłanie dokumentów (m. in. decyzje podatkowe) do ePUAP poprzez lokalny system obiegu dokumentów
• Kontrola otrzymania potwierdzeń odbioru poprzez obieg dokumentów
• Prowadzenie rejestru przygotowanych i wysłanych dokumentów, możliwość ich wyszukiwania i sporządzania zestawień wg różnych kryteriów
• Możliwość prowadzenia repozytorium dokumentów, poprzez przechowywanie ich obrazów lub plików w formatach wyjściowych, w postaci bazodanowej lub plikowej
• Możliwość konwersji przetrzymywanych dokumentów do innych formatów, np. PDF

Komunikacja z systemami obiegów dokumentów będzie odbywać się poprzez wyspecjalizowane mechanizmy Web Service, odpowiadające za wprowadzenie przygotowanego dokumentu do systemu obiegu oraz umożliwiające sprawdzenie statusu tego dokumentu (w szczególności potwierdzenia odbioru). W przyszłości, po wprowadzeniu nowej wersji ePUAP, możliwa będzie
bezpośrednia publikacja dokumentów, bez pośrednictwa systemu obiegu dokumentów. Rozbudowana baza osobowa będzie zawierała stosowne informacje, identyfikujące petenta i informujące o prowadzeniu komunikacji elektronicznej.

viDOK A ELEKTRONICZNY OBIEG DOKUMENTÓW

viDOK dzięki integracji z obiegiem dokumentów pozwala na wykonywanie takich czynności kancelaryjnych jak:

• Prowadzenia rejestru przesyłek wpływających i wchodzących oraz spisów spraw
• Wykonywania dekretacji
• Wykonywania akceptacji, w szczególności przez po pisanie dokumentów elektronicznych odpowiednim podpisem elektronicznym, jeżeli odrębne przepisy określają jakiego rodzaju podpisu elektronicznego wymienionego w przepisach o podpisie elektronicznym wymaga się do podpisania danego pisma
• Prowadzenia możliwych do zrealizowania w systemie EZD innych potrzebnych rejestrów lub ewidencji, z wyłączeniem rejestrów lub ewidencji prowadzonych w systemach informatycznych przeznaczonych do załatwiania określonych rodzajów spraw, innych niż EZD
• Gromadzenia przyporządkowanych do właściwych spraw wszelkich dokumentów elektronicznych mających znaczenie dla udokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania tych sprawach

POWIĄZANIA Z ELEKTRONICZNYMI SYSTEMAMI OBIEGU DOKUMENTÓW

• COMARCH ERP Optima Obieg Dokumentów
• MADKOM Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją
• SPUTNIK PROTON 2.0
• LTC finn.pl Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją

viDOK A ELEKTRONICZNA PLATFORMA USŁUG ADMINISTRACJI PUBLICZNEJ (ePUAP)

viDOK umożliwia wysyłanie dokumentów na platformę ePUAP. Wysyłka jest realizowana przez powiązany obieg dokumentów. Dzięki komunikacji przez ePUAP można wysyłać do podatnika dokumenty, jak i odbierać dokumenty, które podatnik wysłał. Komunikacja realizowana w ten sposób, dostarcza możliwość odbierania Urzędowych Potwierdzeń Odbioru (UPO).

viDOK W FUNKCJI REPOZYTORIUM DOKUMENTÓW

Kooperacja systemów wymiarowych z viDOK-iem jest funkcjonalnością dodatkową. Jeśli współpraca została uruchomiona, to wszystkie decyzje w momencie drukowania, zapisywane są do  repozytorium dokumentów viDOK (przez co odciążona zostaje baza główna systemów wymiarowych. Korzyści jakie uzyskujemy przez zastosowanie takiego rozwiązania, dają możliwość wysyłki decyzji podatkowych drogą elektroniczną (przez obieg dokumentów, a następnie na platformę ePUAP). Do decyzji, które zostały umieszczone w obiegu dokumentów, jest natychmiastowy dostęp
i proste nimi zarządzanie. Dodatkowo, urzędnik ma dostęp do wszystkich dokumentów z poziomu jednego systemu.

REPOZYTORIUM

Lepsze zarządzanie zasobami dyskowymi, pozwalające na przyspieszenie przetwarzania danych, ujednolicenie sposobu i miejsca przechowywania ważnych dokumentów, ułatwiające szybkie dotarcie do nich w razie potrzeby.

FUNKCJE viDOK-a W UJĘCIU TECHNICZNYM

• Zapisywanie dokumentów do repozytorium
• Przeglądanie dokumentów w repozytorium
• Przekazywanie dokumentów z repozytorium do obiegu dokumentów
• Wysyłka dokumentów na ePUAP wykorzystując obieg dokumentów
• Tworzenie dokumentów w formacie XML i PDF na podstawie odpowiednich wywołań z programu dziedzinowego
• Wypełnianie klas z programów dziedzinowych na podstawie przekazanego pliku XML
• Wysyłka dokumentów do urzędów skarbowych
• Podpisywanie cyfrowe dokumentów